Edy Suratman Yulianto
Penajam, helloborneo.com – Belakangan ini, pemerintah provinsi Kalimantan Timur tengah berupaya menggaungkan kearsipan yang berbasis elektronik. Dimana Kearsipan elektronik memungkinkan untuk mengelola data dengan lebih efisien, membuat data lebih mudah diakses, mengurangi biaya penyimpanan fisik, dan membuat data lebih mudah digunakan.
Namun, Lurah Petung, Kecamatan Penajam, Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU) Achmad Fitriady, mengatakan bahwa mereka belum menerapkan sistem kearsipan berbasis elektronik karena mereka masih menunggu instruksi lebih lanjut dari aparatur yang menangani kearsipan di kantornya.
“Sistem perawatan terkait arsip-arsip yang ada di Petung saat ini masih terbatas. Berbicara soal arsip, kita membutuhkan ruang yang sesuai dengan SOP, karena kertas juga harus disimpan dengan kadar suhu yang disesuaikan dan memerlukan ruangan khusus,” kata Achmad Fitriady, Senin (04/12/2023)
Meskipun ada kecenderungan untuk beralih ke sistem arsip elektronik atau mengikuti program pemerintah provinsi yang bertajuk “Srikandi”, ia menekankan bahwa Kelurahan Petung masih akan mengedepankan kearsipan manual.
Menurutnya, histori dalam sebuah arsip sangat penting, dan dalam sepuluh tahun ke depan, dokumen-dokumen tersebut masih harus disimpan dengan baik dan rapi.
Ia mengatakan bahwa dokumen yang dimiliki pihaknya saat ini disimpan dalam folder setiap lima tahun. Namun, mereka masih menggunakan ruang sederhana dan tidak memiliki ruang khusus untuk dokumen
“Kita di Kelurahan Petung belum menerapkan sistem kearsipan berbasis elektronik. Kita belum mendapat bimbingan, tetapi sudah ada diskusi dengan Kadis Kominfo dan jajarannya sudah ada ke arah sistem pengarsipan elektronik itu,” ungkap Achmad Fitriady.
Meskipun masih menggunakan metode tradisional, harapan Kelurahan Petung dapat menjadi percontohan dalam penerapan sistem arsip secara elektronik dan piawai menggunakan aplikasi Srikandi, bisa tercapai.
“Kita akan menjadi percontohan dalam sistem arsip secara elektronik, tetapi kita tetap mempertahankan kearsipan manual yang selama ini telah menjadi cara kita,” tutupnya. (adv/log)
